Gerenciando Modelos de E-mail

Gerenciando Modelos de E-mail

Uma comunicação eficaz é importante para as empresas. O Zoho Desk fornece alguns modelos de email pré-definidos que podem ser usados para enviar notificações por email aos seus clientes e agentes. Por exemplo, você pode usar o Modelo de E-mail predefinido para enviar uma confirmação por e-mail a seus clientes ao receber seu tíquete.

Aqui estão os modelos de email predefinidos que estão disponíveis no Zoho Desk:

Para solicitantes:
  1. Reconheça ao receber o seu bilhete
  2. Confirme os usuários do Cc em seu ticket
  3. Reconhecer no recebimento de uma nova resposta
  4. Comentário foi adicionado ao seu ticket
  5. Comentário foi eliminado do seu ticket
  6. Comentário é modificado em seu ticket
  7. Resolução é adicionada ao seu ticket
  8. Reconhecer ao fechar o seu bilhete
Para agentes:
  1. Recebimento de um novo ticket
  2. O solicitante responde ao seu ticket
  3. O ticket é atribuído a ele
  4. A transição de blueprint é atribuída a ele
  5. A tarefa é atribuída a ele
  6. A chamada é atribuída a ele
  7. O evento é atribuído a ele
  8. Lembrá-los de suas tarefas
  9. Lembrá-los sobre suas chamadas
  10. Lembrá-los sobre seus eventos
  11. A tarefa criada para seu ticket foi concluída
  12. A chamada criada para o ticket foi concluída
  13. O evento criado para seu ticket foi concluído
  14. O comentário foi adicionado ao ticket
  15. O comentário foi excluído de seu ticket
  16. O comentário foi modificado em seu ticket
  17. Recebimento de um índice de satisfação para o ticket
  18. Recebimento de um feedback sobre seu artigo
  19. Recebimento de um artigo para avaliação
  20. O artigo enviado para avaliação é publicado pelo avaliador
  21. O artigo de propriedade do usuário está prestes a expirar
  22. O artigo de sua propriedade expirou
  23. Recebimento de um ticket para avaliação
  24. O ticket é escalado
  25. O estado do blueprint é escalado
  26. Um ticket é movido para seu departamento
Para equipes:
  1. O ticket é atribuído à equipe
  2. Solicitante respondendo ao ticket da equipe
  3. O comentário foi adicionado ao ticket da equipe
  4. O comentário foi excluído do ticket da equipe
  5. O comentário foi modificado no ticket da equipe
  6. A tarefa foi atribuída à equipe
  7. Chamada é atribuída à equipe
  8. O evento foi atribuído à equipe
  9. A tarefa criada para o ticket das equipes foi concluída
  10. Chamada criada para o ticket das equipes é concluída
  11. O evento criado para o ticket das equipes foi concluído

    Esses modelos predefinidos podem ser personalizados de acordo com suas necessidades de negócios. 

Nota:
  • Os usuários que possuem um plano pago no Zoho Desk podem personalizar os modelos de e-mail.
  • Somente usuários com permissão de perfil para gerenciar modelos de email e de ticket podem acessar esse recurso.
  • Os usuários não verificados (aqueles que se inscrevem e começam a usar a conta do Desk pela primeira vez) nos planos Standard, Professional e Enterprise estão impedidos de realizar ações como editar ou modificar modelos de e-mail existentes. Para verificar a conta, os usuários podem entrar e confirmar o endereço de e-mail no próximo login.
  • Os usuários do plano Free não podem criar ou modificar nenhum modelo de e-mail e estão limitados a usar apenas os modelos padrão definidos pelo sistema.

Criando modelos de email
Você pode criar e usar modelos de e-mail para enviar e-mails para seus clientes e agentes.
Para criar um modelo de email :
  1. Clique no   ícone  Configuração (  ) na barra superior.
  2. Na página  Setup Landing  , clique em  Templates  em  Customization .
  3. Na   página Modelos de email , selecione um departamento  na lista suspensa.
  4. Clique  em Adicionar na área superior direita e selecione Novo modelo .
  5. Na página Novo modelo de email , selecione o tipo de módulo na lista suspensa.
  6. Digite o nome do modelo .
  7. Selecione a Pasta de modelos na lista suspensa Selecionar pasta .
  8. Para o modelo, adicione os detalhes De , Assunto, etc.
  9. Na seção Message , crie o corpo da mensagem de email incorporando os campos de vários módulos:
  10. Clique nos campos obrigatórios na lista suspensa Inserir marcadores de posição com base na categoria (Agente, Organização ou Módulo específico). O texto do espaço reservado será colado na seção Mensagem. 
    Você também pode fornecer um texto de espaço reservado para o Assunto do modelo de email.



  11. Clique em Visualizar para ver seu e-mail.
  12. Clique em Salvar .

Nota:
  • O texto do espaço reservado será substituído pelos valores reais quando você enviar o modelo de email.
  • Você pode criar um modelo com 32000 caracteres.
  • Você pode inserir vídeo em seu modelo de email usando as opções Inserir HTML.
  • Modelos de email são específicos do módulo. Você pode criar modelos para módulos como tickets, contatos etc. 
  • Os modelos de email são específicos do departamento.

Modificando modelos de email
Você pode modificar o modelo de email existente alterando os campos obrigatórios.
Para modificar um modelo de email :
  1. Clique no   ícone  Configuração (  ) na barra superior.
  2. Na página  Setup Landing  , clique em  Templates  em  Customization .
  3. Na   página Modelos de email , selecione um departamento na lista suspensa.
  4. Clique no ícone  Editar (  ) correspondente ao modelo de email.
  5. Na página Editar modelo de email , modifique os detalhes do modelo de email.
  6. Clique em  Visualizar  para ver seu e-mail.
  7. Clique em  Salvar .

Excluindo modelos de email
Ocasionalmente, você pode remover modelos de email que não são úteis para referência futura. No entanto, observe que você não pode excluir os modelos de email públicos.
Para excluir modelos de email:
  1. Clique no   ícone  Configuração (  ) na barra superior.
  2. Na página  Setup Landing  , clique em  Templates  em  Customization .
  3. Na   página Modelos de email , selecione um  departamento  na lista suspensa.
  4. Clique no   ícone  Excluir (  ) correspondente ao modelo de email.
  5. Clique Ok para confirmar.

Criando pastas de modelos de email
Uma pasta é um local onde você pode armazenar modelos de email. Cada uma das suas pastas pode ter permissões de segurança separadas. Quando você cria uma nova pasta, pode defini-la como pública ou privada, mas mais abaixo estão as configurações de compartilhamento:
  1. A pasta é acessível por todos os agentes
  2. A pasta é acessível apenas para você
  3. A pasta é acessível apenas pelos seguintes agentes
Se você escolher a opção 3, poderá conceder acesso por:
  1. Equipes
  2. Papéis
  3. Papéis e subordinados
  4. Agentes
Se você precisar apenas de alguns usuários para ter acesso, a rota Agentes provavelmente é sua melhor opção.

Para criar uma pasta de modelos de email:
  1. Clique no   ícone  Configuração (  ) na barra superior.
  2. Na página  Setup Landing  , clique em  Templates  em  Customization .
  3. Na   página Modelos de email , selecione um  departamento  na lista suspensa.
  4. Clique em  Incluir na área superior direita e selecione  Nova Pasta de Modelos.
  5. Na página Nova Pasta de Modelos  , faça o seguinte:
  6. Digite o nome da pasta .
  7. Especifique informações adicionais sobre a pasta na caixa de texto Descrição .
  8. Em Exibir permissões , selecione uma configuração de permissão apropriada.
  9. Clique em Salvar .

      
Você pode clicar nos ícones Editar  (  ) ou Excluir  (  ) ao lado do Nome da pasta para modificar ou excluir uma pasta.

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