Importando Dados para o Zoho Desk
Se você estiver usando um software de helpdesk antes do Zoho Desk, você deve começar a importar seus dados existentes para o Zoho Desk. Você pode importar seus tickets de suporte, contatos, contas de clientes, artigos da base de conhecimento, produtos e tarefas para começar a ajudar seus clientes imediatamente.
Você deve importar os registros por [Módulos]. Por padrão, a propriedade dos registros é automaticamente atribuída ao usuário que importa os registros. No entanto, o arquivo de importação deve ter uma coluna que contenha o endereço de e-mail exato dos usuários a quem você deseja atribuir cada registro.
Nota:
Somente usuários com permissão de importação de registros podem acessar esse recurso.
Lista de verificação de importação
Antes de importar os dados, por favor, leia a seguinte lista de verificação:
- Permissão
Verifique se você tem acesso e privilégio para importar dados para o Zoho Desk. - Formato de arquivo
Os arquivos a serem importados devem estar em um formato de arquivo CSV (valores separados por vírgula). Deve ser um arquivo ASCII (geralmente com uma extensão .txt ou .csv no ambiente Windows), onde cada linha de texto representa um único registro. Os formatos suportados são Excel (XLS) e Comma Separated Value (CSV). - Caracteres Proibidos
O arquivo a ser importado não deve conter caracteres como aspas duplas (") - use apenas como um delimitador de campo, barra Vertical (|) e colchetes de Ângulo (<>). - Campos
obrigatórios Os campos obrigatórios no Zoho Desk devem conter um valor e não devem ser deixados em branco. Certifique-se de não deixar os campos obrigatórios em branco, no arquivo de importação. A página do Assistente de Importação [Módulo] indicará os campos obrigatórios em vermelho. - Dados
da caixa de seleção Verifique se os dados que você planeja importar de campos booleanos ou de caixa de seleção contêm valores que serão convertidos corretamente durante o processo de importação. Os dados importados dos campos Boolean e check box são convertidos da seguinte forma:
Se a caixa de seleção estiver marcada - Verdadeiro ou 1
Se a caixa de seleção não estiver marcada - False ou 0 - Lista suspensa
Todos os valores de dados exibidos nas listas suspensas devem existir nos campos correspondentes do Zoho Desk. Por exemplo, se você planeja importar informações de ticket que contenham um valor para a lista suspensa de tipo de produto, antes de importar as informações do ticket, verifique se todos os valores do produto no arquivo de origem já aparecem na lista suspensa. - Nomes de campo
Certifique-se de que a primeira linha de dados (registros) no arquivo de origem contenha os títulos das colunas ou nomes de campos em vez dos valores de dados reais. - Linhas em branco
Remova todas as linhas em branco do arquivo a ser importado. Uma linha em branco é interpretada como o final do arquivo. - DateTime values
O valor de data para o arquivo de dados de importação deve estar no formato MM / DD / AAAA e o valor de data e hora deve estar em MM / DD / AAAA HH: MM: SS. Valores de data / data em qualquer outro formato serão ignorados durante a importação. - Tamanho do arquivo
Verifique se o tamanho do arquivo (dados de importação) não excede 5 MB. - Limites de
importação Um arquivo de importação no formato CSV não deve exceder o limite de registro definido para planos individuais da seguinte forma:
Empresa - Máximo de 20.000 registros / lote
Profissional - Máximo de 10.000 registros / lote
Livre - Máximo de 2000 registros / lote
Se os registros excederem o limite limites especificados mencionados acima, você pode dividir os registros em dois ou mais arquivos e importá-los.
Importando ingressos
Se você estava mantendo os dados do ticket antes de assinar o Zoho Desk, é possível importá-los para manter o histórico completo das interações do cliente.
Para importar dados do ticket:
- Clique no ícone Configuração (
) na barra superior.
- Na página Configurar aterrissagem , clique em Importar / Exportar em Administração de dados .
- Na página Importar Dados , faça o seguinte:
- Escolha Importar tickets na lista suspensa Selecionar módulo.
- Navegue para localizar e selecionar o arquivo necessário que deve ser importado.
- Clique em Avançar para continuar.
- Na página Assistente de Importação de Tickets , associe os campos no cabeçalho da coluna do arquivo CSV aos campos de ticket correspondentes no Zoho Desk. (Os campos obrigatórios devem ser mapeados corretamente)
- Clique em Avançar para continuar.
- Na seção Confirmar Mapeamento , verifique se todos os campos estão mapeados corretamente.
- Clique em Importar .
Quando a importação estiver concluída, você receberá um email que confirma o número de tickets adicionados, atualizados e ignorados.
Importando Contatos
Se você estava mantendo as informações do cliente antes de assinar o Zoho Desk, você pode importá-las para manter o banco de dados.
Para importar dados de contato:
- Clique no ícone Configuração (
- Na página Configurar aterrissagem , clique em Importar / Exportar em Administração de dados .
- Na página Importar Dados , faça o seguinte:
- Escolha Importar contatos na lista suspensa Selecionar módulo.
- Navegue para localizar e selecionar o arquivo necessário que deve ser importado.
- Selecione Pular , Sobrescrever ou Clonar para registros duplicados.
- Clique em Avançar para continuar.
- Na página Assistente para Importação de Contatos , associe os campos no cabeçalho da coluna do arquivo CSV com os campos de contato correspondentes no Zoho Desk. (Os campos obrigatórios devem ser mapeados corretamente)
- Clique em Avançar para continuar.
- Na seção Confirmar Mapeamento , verifique se todos os campos estão mapeados corretamente.
- Clique em Importar .
Quando a importação estiver concluída, você receberá um email que confirma o número de contatos adicionados, atualizados e ignorados. Da mesma forma, você pode seguir as etapas acima para importar suas contas de clientes e produtos .
Comportamento de ignorar, sobrescrever e clonar
Quando há dois registros, a saber, A e B na sua conta do Zoho Desk. Você deseja importar os registros B e C. Quando você seleciona:
| Registro C | Registro B | |
| Pular | Importado | Não importado, como já existe no Zoho Desk. |
| Sobrescrever | Importado | Importado. Se os valores dos campos mapeados diferirem no registro existente, eles serão substituídos pelos do arquivo de importação. Novos dados adicionais são adicionados ao registro se o campo relacionado é mapeado antes da importação. |
| Clone | Importado | Importado e outro registro B é criado junto com o existente. |
Importando artigos da base de conhecimento
Os artigos da Base de Conhecimento ajudam seus clientes a se ajudarem. Então, se você estivesse mantendo FAQ e artigos antes de se inscrever no Zoho Desk, você poderia importá-los imediatamente.
Para importar artigos:
- Clique no ícone Configuração (
- Na página Configurar aterrissagem , clique em Importar / Exportar em Administração de dados .
- Na página Importar Dados , faça o seguinte:
- Escolha Importar artigos na lista suspensa Selecionar módulo.
- Selecione uma seção do KBase no menu suspenso para adicionar os artigos importados abaixo dela.
- Navegue para localizar e selecionar o arquivo necessário que deve ser importado.
- Clique em Avançar para continuar.
- Na página Assistente de Importação de Artigos , associe os campos no cabeçalho da coluna do arquivo CSV com os campos de artigo correspondentes no Zoho Desk (os campos obrigatórios devem ser mapeados corretamente).
- Clique em Avançar para continuar.
- Na seção Confirmar Mapeamento , verifique se todos os campos estão mapeados corretamente.
- Clique em Importar .
Importando Tarefas
Se você tivesse criado e mantido informações de tarefas antes de usar o Zoho Desk, você poderia importá-las imediatamente.
Para importar tarefas:
- Clique no ícone Configuração (
- Na página Configurar aterrissagem , clique em Importar / Exportar em Administração de dados .
- Na página Importar Dados , faça o seguinte:
- Escolha Import Tasks na lista suspensa Select Module.
- Navegue para localizar e selecionar o arquivo necessário que deve ser importado.
- Clique em Avançar para continuar.
- Na página Assistente de Importação de Tarefas , associe os campos no cabeçalho da coluna do arquivo CSV aos campos de tarefas correspondentes no Zoho Desk (os campos obrigatórios devem ser mapeados corretamente).
- Clique em Avançar para continuar.
- Na seção Confirmar Mapeamento , verifique se todos os campos estão mapeados corretamente.
- Clique em Importar .
Exibindo histórico de importação
Manter um registro das atividades realizadas em sua conta do Zoho Desk é sempre útil. Você sabe quando um registro foi editado ou quem adicionou um registro. Da mesma forma, um log das atividades de importação também é útil para saber quem importou registros, quando foi importado e o que foi importado. A página Histórico de Importação no Zoho Desk fornece uma imagem clara dos arquivos recentemente importados usando o recurso Importar. Você pode ver os seguintes detalhes no histórico de importação:
- Nome do arquivo importado
- Nome do módulo para o qual os registros são importados
- O nome do usuário que importou os registros
- Data e hora importadas
Na página Histórico de Importação, você pode executar as seguintes operações:
- Verificar detalhes da importação
- Confirme os dados importados
- Anular a importação de dados
Para ver o histórico de importação:
- Clique no ícone Configuração (
- Na página Configurar aterrissagem , clique em Importar / Exportar em Administração de dados .
- No menu Importar / Exportar , clique em Importar Histórico .
- Na página Histórico de Importação , todas as ações de importação serão registradas junto com os detalhes da data e hora em que foi importada.
Confirmar ou desfazer dados importados
Se você estiver satisfeito após importar os dados para o Zoho Desk, confirme a operação para que os dados sejam permanentemente adicionados à sua conta de help desk. Você também pode desfazer o processo de importação e remover os registros importados do Zoho Desk.
Para confirmar ou desfazer a atividade de importação:
- Clique no ícone Configuração (
- Na página Configurar aterrissagem , clique em Importar / Exportar em Administração de dados .
- No menu Importar / Exportar , clique em Importar Histórico .
- Na página Histórico de Importação , as entradas de importação são listadas.
- Verifique uma entrada de importação e siga um destes procedimentos:
- Clique em Confirmar para adicionar os registros à sua conta da assistência técnica.
- Clique em Desfazer para reverter a ação e remover os dados importados.
Nota:
- Uma vez confirmada, você não pode reverter.
- Se você desfizer os Contatos importados, as Contas importadas associadas a esses contatos também serão excluídas.
- Se você desfizer as contas importadas, os contatos importados associados a essas contas também serão excluídos.
Pergunta frequente
Em que base os registros duplicados são identificados durante a importação?
Ao importar registros, há opções para pular, sobrescrever e clonar os registros duplicados. Todos os registros duplicados são identificados com base em alguns campos para cada tipo de registro. A seguir estão os campos para cada tipo de registro:
- Email de contato
- Conta - nome da conta
- Produtos - Nome do produto
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