Gerenciando usuários da Central de Ajuda

Gerenciando usuários da Central de Ajuda

Os usuários da Central de Ajuda são usuários que preferem encontrar soluções lendo os artigos da sua base de conhecimento ou as postagens da comunidade. Quando não conseguirem encontrar respostas, podem resolvê-lo junto aos seus agentes, enviando um ticket. Os usuários também podem trocar conversas e acompanhar o status de seus ingressos sem sair da Central de Ajuda.

Você pode adicionar usuários à sua Central de Ajuda de três maneiras diferentes:
  1. Adicionar usuários manualmente
  2. Autorregistro do usuário
    • Auto-inscrição com moderação 
  3. Convide usuários automaticamente

Adicionando Usuários Manualmente
Uma maneira de seus clientes acessarem sua Central de Ajuda é convidá-los manualmente. Quando você convida usuários, o sistema envia um email com um link para se cadastrar. Eles devem acessar o link para criar sua senha para fazer login na Central de Ajuda.
Para adicionar usuários da Central de Ajuda:
  1. Clique no   ícone Configuração (  ) na barra superior.
  2. Na página  Setup Landing  , clique em Help Center em  Channels .
  3. Na  página  Configurações de acesso , clique em  Usuários  no painel esquerdo.
  4. Na página Usuários ,  clique em  Convidar Usuários  na área superior direita.
  5. Digite o endereço de e- mail do usuário que você deseja convidar.
  6. Clique em Convidar.



Aqui estão algumas das outras maneiras de convidar usuários manualmente:
  • Na página Detalhes do contato , clique no ícone Mais ações (  ) no canto superior direito e, em seguida, clique em Adicionar como usuário final .
  • Na página Lista de contatos , selecione um ou mais contatos e clique em Adicionar como usuário final no menu de ações em massa.

Autorregistro do usuário
A inscrição automática permite que seus usuários se registrem em uma conta na sua Central de Ajuda. Ao permitir que os usuários se registrem por conta própria, você pode reduzir o tempo gasto rastreando e convidando novos usuários. Tudo o que você precisa fazer é direcionar seus clientes para sua Central de Ajuda para que eles possam se registrar e começar a usar o mesmo imediatamente.
Para ativar a inscrição automática na sua central de ajuda:
  1. Clique no   ícone Configuração (  ) na barra superior.
  2. Na página  Setup Landing  , clique em  Help Center  em  Channels .
  3. Na  página  Configurações de acesso , ative  Clientes pode se inscrever na opção Central de Ajuda,  em Permissões . 
    As alterações serão salvas instantaneamente.
Se você optar por fazer inscrições abertas, há chances de que os spammers tentem criar várias contas em sua Central de Ajuda. Você pode ativar a moderação de inscrições para atrasá-las ou pará-las completamente.

Para ativar a moderação para inscrições:
  1. Clique no   ícone Configuração (  ) na barra superior.
  2. Na página  Setup Landing  , clique em  Help Center  em  Channels .
  3. Na  página  Configurações de acesso , ative as inscrições de clientes moderados na opção Centro de ajuda, em Permissões . 
    As alterações serão salvas instantaneamente.

Nota:
  • A opção de moderação só estará disponível se você tiver ativado a inscrição automática do cliente na Central de Ajuda.
  • A moderação para inscrições não está disponível para contas que ativaram a autenticação remota .

Como funciona a moderação?
Estas são as etapas envolvidas na moderação de uma inscrição para sua Central de Ajuda:
  1. Depois que um usuário se inscrever na Central de Ajuda, ele verá um aviso de que o registro será enviado ao administrador para aprovação.
  2. Você receberá uma notificação por e-mail informando sobre o novo registro do usuário. Esta notificação é enviada a todos os administradores e agentes com a permissão Aprovar inscrição de usuário final no perfil. Você pode seguir o link no e-mail para visualizar e aprovar a inscrição.Consulte também Gerenciar permissões de perfil .
  3. Você também pode visitar a página Usuários , em  Configurações da Central de Ajuda, para Aprovarou Rejeitar solicitações de inscrição.
  4. Quando você aprova um novo usuário, ele receberá um e-mail contendo o link para criar sua senha e fazer login na Central de Ajuda. Se você rejeitar uma solicitação, ela não será notificada de que sua inscrição foi negada.

Convide usuários automaticamente
Você pode solicitar que seus clientes se inscrevam na Central de Ajuda quando enviarem o primeiro ticket. Por exemplo, quando John enviar um e-mail para o Zoho Desk, ele receberá imediatamente um convite para se inscrever na sua Central de Ajuda. Quando ele se inscreve, ele pode acompanhar e rastrear o status de sua passagem em tempo real.
Para ativar o convite automático para seus usuários:
  1. Clique no   ícone Configuração (  ) na barra superior.
  2. Na página  Setup Landing  , clique em  Help Center  em  Channels .
  3. Na  página  Configurações de acesso , navegue até a seção Permissão de convite automático .
  4. Especifique os 

Nota:
  • Você pode selecionar  Todos os departamentos ativos  para enviar convites automáticos em todos os seus departamentos ativos.
  • O Zoho Desk enviará um convite somente quando um novo Contato for adicionado.
  • Os clientes só podem se registrar com o endereço de e-mail que usaram para enviar seu ticket.

Desativando usuários da Central de Ajuda
Você pode revogar o acesso à Central de Ajuda desativando usuários no Zoho Desk. Depois de desativado, o usuário não poderá fazer login na sua Central de Ajuda.
Para desativar o usuário:
  1. Clique no   ícone Configuração (  ) na barra superior.
  2. Na página  Setup Landing  , clique em  Help Center  em  Channels .
  3. Na  página  Configurações de acesso , clique em Usuários no painel esquerdo.
  4. Mude para o  Active View no topo da página.
  5. Passe o ponteiro do mouse e clique no ícone Editar (  ) correspondente ao usuário. 
    Você pode usar a     caixa de pesquisa para localizar o usuário rapidamente.
  6. Na página Informações do Cliente , desmarque a opção Ativo .
  7. Clique em Salvar .
O usuário será desativado e um email de notificação sobre a desativação será enviado. Você pode reativar os usuários quando necessário.

      

Aqui estão algumas das outras maneiras de desativar usuários:
  • Na   visualização Usuários Ativos ,  selecione um ou mais usuários e clique em  Desativar Usuário Final  no menu de ações em massa.
  • Na  página Detalhes do  contato , clique no   ícone Mais ações (  ) no canto superior direito e, em seguida, clique em  Desativar usuário final .

Ativando Usuários da Central de Ajuda
Você pode ativar usuários que aceitaram o convite anteriormente, mas foram desativados para acessar sua Central de Ajuda. 
Para ativar o usuário:
  1. Clique no   ícone Configuração (  ) na barra superior.
  2. Na página  Setup Landing  , clique em  Help Center  em  Channels .
  3. Na página Configurações de acesso , clique em Usuários no painel esquerdo.
  4. Mude para a  Vista Desativada na parte superior da página.
  5. Passe o ponteiro do mouse e clique no ícone Ativar (  ) correspondente ao usuário.
    Você pode usar a  caixa de pesquisa  para localizar o usuário rapidamente.
  6. Clique em Ativar .


O usuário será ativado e um e-mail de notificação sobre a ativação será enviado.

Aqui estão algumas das outras maneiras de ativar usuários:
  • Na  visualização Usuários finais desativados ,  selecione um ou mais usuários e clique em  Ativar usuários finais  no menu de ações em massa.
  • Na  página Detalhes do  contato , clique no   ícone Mais ações (  ) no canto superior direito e, em seguida, clique em  Ativar usuário final .

Convidar novamente os usuários da Central de Ajuda
Você pode convidar novamente os usuários que não aceitaram seu convite antes.
Para convidar novamente o usuário:
  1. Clique no   ícone Configuração (  ) na barra superior.
  2. Na página  Setup Landing  , clique em  Help Center  em  Channels .
  3. Na   página Configurações de acesso , clique em  Usuários  no painel esquerdo.
  4. Mude para a   vista convidada no topo da página.
  5. Passe o ponteiro do mouse e clique no ícone Re-invite (  ) correspondente ao usuário . 
    Você pode usar a  caixa de pesquisa  para localizar o usuário rapidamente.

Como alternativa, você pode clicar no   ícone Mais ações (  ) na página Detalhes do contato e, em seguida, clicar em Re-convidar . Os usuários finais convidados receberão um e-mail com um link para se cadastrar. Os usuários devem acessar o link para criar sua senha e fazer login na Central de Ajuda.

Excluindo o Centro de Ajuda Convide
Você pode revogar um convite por e-mail, desde que o usuário não tenha se registrado nele. Quando você revoga, o link de registro compartilhado durante o convite anterior será invalidado e o usuário não poderá se inscrever em sua Central de Ajuda.
Para revogar o convite do centro de ajuda:
  1. Clique no   ícone Configuração (  ) na barra superior.
  2. Na página  Setup Landing  , clique em  Help Center  em  Channels .
  3. Na   página Configurações de acesso , clique em  Usuários  no painel esquerdo.
  4. Mude para a  vista convidada no topo da página.
  5. Passe o ponteiro do mouse e clique no ícone Excluir (  ) correspondente ao usuário . 
    Você pode usar a  caixa de pesquisa  para localizar o usuário rapidamente.
O convite é revogado instantaneamente.

Excluindo Usuários Finais
Você pode excluir um usuário final no Zoho Desk para atender às suas obrigações sob o Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR). Tanto administradores quanto agentes (com permissão de usuários finais) podem excluir usuários finais. Quando o usuário final é excluído, o Zoho Desk elimina os dados do perfil. No entanto, seus tickets, postagens da comunidade e feedback da base de conhecimento são mantidos. O nome do usuário nesses registros será substituído pela string de espaço reservado "Anônimo" ou pelo apelido digitado.

Para excluir um usuário final:
  1. Clique no   ícone Configuração (  ) na barra superior.
  2. Na página  Setup Landing  , clique em  Help Center  em  Channels .
  3. Na   página Configurações de acesso , clique em  Usuários  no painel esquerdo.
  4. Passe o ponteiro do mouse e clique no ícone  Excluir (  )  correspondente ao usuário.



  5. Na janela Excluir Usuário Final , selecione como o usuário deve aparecer após a exclusão. 
    Você pode escolher entre     anônimo ou sob um apelido .
  6. Clique em Excluir .
O usuário é excluído instantaneamente.

Notas:
  • Os usuários finais excluídos terão seus detalhes de contato removidos dos tickets. Portanto, verifique se você não tem ingressos abertos para eles.
  • Usuários convidados não podem ser anonimizados. Você pode simplesmente excluir o convite para removê-los do suporte técnico.
  • A exclusão de um usuário final não pode ser desfeita . Certifique-se de selecionar o usuário correto ao excluí-los.

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