Gerenciando Modelos de E-mail

Gerenciando Modelos de E-mail

Uma comunicação eficaz é importante para as empresas. O Zoho Desk fornece alguns modelos de email pré-definidos que podem ser usados ​​para enviar notificações por email aos seus clientes e agentes. Por exemplo, você pode usar o Modelo de E-mail predefinido para enviar uma confirmação por e-mail a seus clientes ao receber seu tíquete.

Aqui estão os modelos de email predefinidos que estão disponíveis no Zoho Desk:

Para solicitantes:
  1. Reconheça ao receber o seu bilhete
  2. Confirme os usuários do Cc em seu ticket
  3. Reconhecer no recebimento de uma nova resposta
  4. Comentário foi adicionado ao seu ticket
  5. Comentário foi eliminado do seu ticket
  6. Comentário é modificado em seu ticket
  7. Resolução é adicionada ao seu ticket
  8. Reconhecer ao fechar o seu bilhete
Para agentes:
  1. Recebendo um novo ticket
  2. Bilhete é atribuído a eles
  3. Solicitante respondendo ao seu ticket
  4. Tarefa é atribuída a eles
  5. Lembre-os sobre suas tarefas 
  6. Tarefa criada para o ticket é concluída
  7. Comentário foi adicionado ao seu ticket
  8. Comentário foi eliminado do seu ticket
  9. Comentário é modificado em seu ticket
  10. Recebendo um feedback para o seu ingresso
  11. Recebendo um artigo para revisão
  12. Recebendo um ticket para revisão
  13. Ticket é escalado
  14. Um ticket é movido para o departamento.
Esses modelos predefinidos podem ser personalizados de acordo com suas necessidades de negócios. 

Nota:
  • Somente usuários com permissão de perfil para gerenciar modelos de email e de ticket podem acessar esse recurso.

Criando modelos de email
Você pode criar e usar modelos de e-mail para enviar e-mails para seus clientes e agentes.
Para criar um modelo de email :
  1. Clique no   ícone  Configuração (  ) na barra superior.
  2. Na página  Setup Landing  , clique em  Templates  em  Customization .
  3. Na   página Modelos de email , selecione um departamento  na lista suspensa.
  4. Clique  em Adicionar na área superior direita e selecione Novo modelo .
  5. Na página Novo modelo de email , selecione o tipo de módulo na lista suspensa.
  6. Digite o nome do modelo .
  7. Selecione a Pasta de modelos na lista suspensa Selecionar pasta .
  8. Para o modelo, adicione os detalhes De , Assunto, etc.
  9. Na seção Message , crie o corpo da mensagem de email incorporando os campos de vários módulos:
  10. Clique nos campos obrigatórios na lista suspensa Inserir marcadores de posição com base na categoria (Agente, Organização ou Módulo específico). O texto do espaço reservado será colado na seção Mensagem. 
    Você também pode fornecer um texto de espaço reservado para o Assunto do modelo de email.



  11. Clique em Visualizar para ver seu e-mail.
  12. Clique em Salvar .

Nota:
  • Modelos de e-mail personalizados estão disponíveis apenas nas edições Professional e Enterprisedo Zoho Desk.
  • O texto do espaço reservado será substituído pelos valores reais quando você enviar o modelo de email.
  • Você pode criar um modelo com 32000 caracteres.
  • Você pode inserir vídeo em seu modelo de email usando as opções Inserir HTML.
  • Modelos de email são específicos do módulo. Você pode criar modelos para módulos como tickets, contatos etc. 
  • Os modelos de email são específicos do departamento.

Modificando modelos de email
Você pode modificar o modelo de email existente alterando os campos obrigatórios.
Para modificar um modelo de email :
  1. Clique no   ícone  Configuração (  ) na barra superior.
  2. Na página  Setup Landing  , clique em  Templates  em  Customization .
  3. Na   página Modelos de email , selecione um departamento na lista suspensa.
  4. Clique no ícone  Editar (  ) correspondente ao modelo de email.
  5. Na página Editar modelo de email , modifique os detalhes do modelo de email.
  6. Clique em  Visualizar  para ver seu e-mail.
  7. Clique em  Salvar .

Excluindo modelos de email
Ocasionalmente, você pode remover modelos de email que não são úteis para referência futura. No entanto, observe que você não pode excluir os modelos de email públicos.
Para excluir modelos de email:
  1. Clique no   ícone  Configuração (  ) na barra superior.
  2. Na página  Setup Landing  , clique em  Templates  em  Customization .
  3. Na   página Modelos de email , selecione um  departamento  na lista suspensa.
  4. Clique no   ícone  Excluir (  ) correspondente ao modelo de email.
  5. Clique Ok para confirmar.

Criando pastas de modelos de email
Uma pasta é um local onde você pode armazenar modelos de email. Cada uma das suas pastas pode ter permissões de segurança separadas. Quando você cria uma nova pasta, pode defini-la como pública ou privada, mas mais abaixo estão as configurações de compartilhamento:
  1. A pasta é acessível por todos os agentes
  2. A pasta é acessível apenas para você
  3. A pasta é acessível apenas pelos seguintes agentes
Se você escolher a opção 3, poderá conceder acesso por:
  1. Equipes
  2. Papéis
  3. Papéis e subordinados
  4. Agentes
Se você precisar apenas de alguns usuários para ter acesso, a rota Agentes provavelmente é sua melhor opção.

Para criar uma pasta de modelos de email:
  1. Clique no   ícone  Configuração (  ) na barra superior.
  2. Na página  Setup Landing  , clique em  Templates  em  Customization .
  3. Na   página Modelos de email , selecione um  departamento  na lista suspensa.
  4. Clique em  Incluir na área superior direita e selecione  Nova Pasta de Modelos.
  5. Na página Nova Pasta de Modelos  , faça o seguinte:
  6. Digite o nome da pasta .
  7. Especifique informações adicionais sobre a pasta na caixa de texto Descrição .
  8. Em Exibir permissões , selecione uma configuração de permissão apropriada.
  9. Clique em Salvar .

      
Você pode clicar nos ícones Editar  (  ) ou Excluir  (  ) ao lado do Nome da pasta para modificar ou excluir uma pasta.

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