Gerenciando Departamentos no seu Help Desk
Departamentos são as várias divisões de negócios dentro de sua organização. Eles podem ser categorizados com base em seus produtos, localizações geográficas ou equipes. O Zoho Desk permite que você crie departamentos e gerencie o suporte ao cliente individualmente para cada uma de suas divisões dentro de sua organização. Cada departamento pode ter seus próprios agentes, caixas de correio, agentes de bate-papo ao vivo, fóruns da comunidade, formulários da web e canais de mídia social. Além destes, você pode definir automação, acordos de serviço, horário comercial, etc., específicos para os departamentos. Isso permite que você personalize um processo de suporte independente de seus outros departamentos.
Você também pode criar departamentos para fins particulares que podem ser usados para gerenciamento interno de tickets. Seus clientes não podem acessar esses departamentos privados em sua Central de Ajuda.
Adicionando Departamentos
Você pode adicionar vários departamentos de acordo com seus requisitos de negócios. O plano profissional no Zoho Desk permite que você adicione no máximo 10 departamentos (inc. Departamentos privados). No entanto, você pode substituir esse limite ao assinar o plano Enterprise.
Para adicionar um departamento:
- Clique no ícone Configuração (
) na barra superior.
- Na página Landing Setup , clique em Departamentos em Geral .
- Na página Listas de Departamentos , clique em Novo Departamento no canto superior direito.
- Na página Adicionar Departamento , insira os seguintes detalhes:
- Nome do departamento : forneça um nome para este departamento
- Nome de exibição na Central de Ajuda : insira o nome como ele deve aparecer para seus clientes na Central de Ajuda.
- Logotipo : Procure e selecione um logotipo para o departamento. O logotipo é usado para identificar o departamento na Central de Ajuda
- Exibir na Central de Ajuda : desmarque esta opção para adicionar um departamento particular
- Agentes Associados : Adicione agentes para manipular os tickets recebidos neste departamento
- Descrição : insira a descrição para o departamento
- Clique em Configurar canais .
Agora que você adicionou um novo departamento, você deve configurar os canais de suporte para ele. Você pode continuar a configurar os canais na tela a seguir ou voltar a ela posteriormente.
Editando Departamentos
Você pode editar os departamentos adicionados no Zoho Desk. Por exemplo, você pode optar por marcar um departamento público como privado, se necessário.
Para editar um departamento:
- Clique no ícone Configuração (
- Na página Landing Setup , clique em Departamentos em Geral .
- Na página Listas de Departamentos , clique no ícone Editar (
) exibido ao lado do nome de um departamento.
- Execute as alterações necessárias. Você pode clicar em Alterar logotipo para procurar e selecionar um novo logotipo para o departamento.
- Clique em Salvar .
Desativando Departamentos
Se necessário, o administrador pode desativar os departamentos com base nas necessidades de negócios. Quando você desativa um departamento, todos os tickets, artigos, contratos, produtos, tarefas, fluxos de trabalho e SLAs associados a ele não podem ser acessados. Além disso, os formulários da Web criados para o departamento precisam ser gerados novamente.
Nota:
- Quando você desativa um departamento, deve transferir os agentes e as caixas de correio de suporte associados a ele para um departamento ativo.
- Você só pode desabilitar os departamentos e não pode excluí-los.
Para desativar um departamento:
- Clique no ícone Configuração (
- Na página Landing Setup , clique em Departamentos em Geral .
- Na página Listas de Departamentos , passe o ponteiro do mouse sobre um departamento que você deseja desativar.
- Clique no botão para desativar o departamento.
- Especifique um departamento ativo no menu suspenso para transferir os agentes e a caixa de correio de suporte.
- Clique em Transferir e Desativar .
Habilitando Departamentos
Você pode ativar um departamento anteriormente desativado no Zoho Desk. Para habilitar um departamento:
- Clique no ícone Configuração (
- Na página Landing Setup , clique em Departamentos em Geral .
- Na página Listas de Departamentos , clique na guia Inativo na parte superior para listar os departamentos inativos.
- Passe o ponteiro do mouse em um departamento e clique no botão para ativá-lo.
O departamento está ativado. Você deve associar agentes a esse departamento, já que aqueles que faziam parte dele foram transferidos quando você o desativou.
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