Excluindo um agente
Às vezes, os agentes em sua organização podem sair ou mudar para uma unidade de negócios diferente.Nesses casos, você pode excluir esses usuários após transferir a propriedade de seus registros para outros agentes.
O que acontece com os agentes excluídos?
Quando você exclui um agente, esse agente é permanentemente arquivado e não pode mais acessar sua conta do Zoho Desk. O agente é apenas arquivado e não removido para manter as informações dos registros que eles manipularam no passado, por exemplo, tickets, tarefas, etc. Desta forma, quaisquer tickets ou tarefas fechadas pelo agente excluído continuarão tendo seu nome.
Como cerca de bilhetes abertos e tarefas?
Antes de excluir um agente, você deve certificar-se de que o restante da sua equipe manipule todos os tickets ou tarefas pertencentes a esse agente. O agente pode reatribuir seus ingressos antes de se preparar para sair. Se não for feito, você poderá reatribuí-los em massa ao excluir o agente.
Desativar vs. Excluir agente?
Desative um agente se quiser que eles sejam ativados mais tarde. Digamos, por exemplo, que suas necessidades de pessoal mudem e você queira reduzir suas licenças temporariamente, ou você emprega agentes de meio período ou sazonais que você sabe que estarão de volta em sua folha de pagamento.
Exclua um agente se ele sair de sua empresa permanentemente. Um agente excluído uma vez não pode ser restaurado. Além disso, apenas o agente excluído pode ser anonimizado (mais sobre isso segue).
O que é a opção "anonymize agent"?
A anonimização do agente foi fornecida para apoiar o "direito ao esquecimento", conforme descrito no Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR) para titulares de dados que residem na União Europeia.Quando você anonimiza um agente, suas informações pessoais são apagadas de tal forma que não é mais identificável. O nome completo, endereços de e-mail, números de telefone, biografia, etc., são permanentemente apagados.
Além disso, você pode inserir um apelido para identificar o agente que você está anonimizando - o apelido aparece no lugar do nome original do agente. Se um apelido não for inserido, o nome será "Agente anônimo".
Nota:
- Você pode anonimizar os agentes apenas no momento ou após a exclusão de um agente.
Quão meticulosa é a anonimização?
Agentes anonimizados terão suas referências removidas de todo o produto. Por exemplo, os tickets e tarefas fechadas por eles serão exibidos como " Agente Anônimo ". Além disso, seu nome completo, endereços de e-mail, números de telefone, foto, biografia etc. são permanentemente apagados.
Como rastrear agentes excluídos?
Você pode ver uma lista de todos os agentes excluídos na guia Agentes Excluídos da página de configurações dos Agentes . Além disso, você pode anonimizar os agentes excluídos a partir daqui.Observe que a guia mostra apenas os agentes excluídos e não aqueles que foram anonimizados.
Mais alguma coisa que eu deveria saber?
Aqui estão algumas informações importantes que você deve conhecer antes de excluir agentes.
- Você não pode excluir os seguintes usuários do Zoho Desk:
- Você mesmo
- Contato Principal ou Super Admin
- O agente solitário em um departamento
- Os agentes que configuraram a integração do Zoho Cliq, Live Chat ou Twilio
- Um agente excluído não contará mais para o limite do seu agente. No entanto, você ainda será cobrado pelo número de assentos da licença até que você os faça downgrade.
- As regras de automação usadas para atribuir tickets e tarefas a um agente excluído irão, a partir de então, atribuí-las aos agentes especificados durante a exclusão.
- Você não pode restaurar agentes excluídos. No entanto, você pode adicioná-los novamente como um novo agente no mesmo endereço de e-mail.
Como deletar um agente?
Você pode excluir um agente para que ele não possa fazer login na sua conta do Zoho Desk.
Para excluir um agente:
- Clique no ícone Configuração (
) na barra superior.
- Na página Configurar aterrissagem , clique em Agentes em Usuários e Controle .
- Passe o ponteiro do mouse e clique no ícone Excluir (
) correspondente ao agente.
- Clique em Excluir agente na tela seguinte.
- Para um agente atribuído com tickets ou tarefas abertas , continue com o seguinte:
- Use as caixas de depósito para especificar os agentes que você gostaria de assumir os tickets e as tarefas.
- Você pode precisar fazer isso para cada departamento ao qual o agente pertence.
- Clique em Excluir agente .
- Clique em Sim, eu entendo. Excluir agora para confirmar a exclusão.
O agente será movido para a guia Agentes Excluídos .
Nota:
- Você não pode excluir os agentes que configuraram a integração do Zoho Cliq, Live Chat ou Twilio.
- As integrações salvas usando a conta de um agente excluído podem não funcionar conforme o esperado. Você encontrará essas integrações listadas na página de exclusão do agente.
- Depois de excluídos, os agentes não podem ser restaurados e devem ser adicionados novamente.
Como anonimizar e excluir um agente?
Você pode anonimizar os dados pessoais dos agentes enquanto os exclui.
Para anonimizar e excluir um agente:
- Clique no ícone Configuração ( ) na barra superior.
- Na página Configurar aterrissagem , clique em Agentes em Usuários e Controle .
- Passe o ponteiro do mouse e clique no ícone Excluir ( ) correspondente ao agente.
- Na próxima tela, faça o seguinte:
- Ative a opção Anonymize Agent junto com o nome do agente.
- Digite o nome anônimo para o agente. Este nome é opcional .
- Reatribuir quaisquer tickets abertos ou tarefas pertencentes ao agente.
- Clique em Excluir agente .
- Clique em Sim, eu entendo. Excluir agora para confirmar a exclusão.
Nota:
- Agentes anônimos não são listados na guia Agentes Excluídos .
- Uma vez anonimizada, as informações do agente não podem ser recuperadas novamente.
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