Criando relatórios personalizados no Zoho Desk

Criando relatórios personalizados no Zoho Desk

Você pode criar novos relatórios específicos de módulos, ligando alguns dos outros módulos interfuncionais. Por exemplo, você pode criar um relatório no módulo de tickets vinculando outros módulos, como Contatos, Contas, Entrada de Horário e outros.

Tipos de relatório
  • Relatório tabular : exibe os dados sem nenhum subtotal no relatório. Use esse tipo de relatório para criar listas de tíquetes vencidos, visualização consolidada de contatos e outros.
  • Relatório de resumo : Exibe os dados juntamente com subtotais, agrupamentos e outras informações de resumo.
  • Relatório de Matriz : Exibe os dados resumidos em uma grade contra colunas horizontais e verticais.

Criando Relatórios
Você pode criar novos relatórios de acordo com os requisitos da organização. A personalização de um relatório envolve as seguintes etapas:
  • Selecione o módulo e os módulos interfuncionais correspondentes
  • Selecione o tipo de relatório ( relatório tabular, resumo ou matriz)
  • Selecione as colunas do relatório
  • Agrupar as colunas
  • Selecione as funções de cálculo
  • Especifique os filtros de classificação avançados
  • Salvar o relatório na pasta

Nota:
  • Usuários com   permissão de Perfil para gerenciar o  módulo Relatórios e Painéis [pelo menos: Visualizar e Criar] podem acessar esse recurso.
  • Você pode personalizar os relatórios padrão de acordo com seus requisitos clicando no link Personalizar na página inicial de Relatórios. Uma vez personalizado, você não pode reverter para o relatório padrão.

Etapa 1: selecione um módulo e os módulos multifuncionais
  1. Clique no módulo Relatórios . 
  2. Na página Visão geral de relatórios , clique na   guia Relatórios no painel esquerdo.
  3. Na  página inicial de relatórios  , clique em Criar novo relatório .
  4. Na página Criar Relatório , faça o seguinte: 
    • Selecione o módulo primário na lista suspensa.
    • Selecione os módulos multifuncionais na caixa de listagem Módulos relacionados . 
      Você pode usar os campos nos Módulos relacionados para definir critérios, adicionar colunas e selecionar colunas para o total.
  5. Clique em Continuar.



Etapa 2: selecione o tipo de relatório
  1. Na página Criar relatório, na guia Tipo de relatório , selecione uma das seguintes opções de relatório:



    • Relatório tabular
    • Relatório resumido
    • Relatório Matricial
Nota:
  • Você pode executar ou salvar o relatório a qualquer momento enquanto o cria.
  • Quando você seleciona o  Relatório de resumo , a   guia Agrupamento também estará disponível.
  • Quando você clicar no botão Executar , o sistema solicitará que você salve o relatório. O relatório é salvo temporariamente e, em seguida, uma visualização do relatório é gerada.
  • Quando você clica no botão Salvar , o relatório é salvo na pasta que você especificar.

Etapa 3: selecione as colunas do relatório
  1. Na página Criar relatório , clique na guia Colunas .
  2. Faça o seguinte para selecionar as colunas a serem exibidas em seu relatório:
    • Selecione as colunas na caixa de listagem Colunas Disponíveis .
    • Clique em Adicionar . 
      As colunas serão adicionadas à caixa de listagem Colunas Selecionadas .
    • Use as teclas de seta para cima e para baixo para classificar a ordem de exibição das colunas.
    • Selecione o nome da coluna e clique no ícone Excluir (   ) para excluir a coluna selecionada.
  3. Depois de selecionar as colunas do relatório, clique na guia Agrupamento se estiver usando o Relatório de resumo. Senão, clique na guia Colunas para Total (consulte a Etapa 5).


Nota:
  • O sistema exibirá os nomes das colunas (na guia Colunas) somente para os módulos que foram selecionados.

Etapa 4: agrupando colunas do relatório
  1. Na página Criar relatório , clique na guia Agrupamento . 
    Essa guia está disponível somente quando você seleciona Relatórios de resumo na guia Tipo de relatório .
  2. Na página Agrupamento , você pode agrupar os registros com base nos critérios de agrupamento especificados.
  3. Selecione os valores das respectivas listas.
  4. Selecione Ascendente ou Descendente na lista Ordem de Classificação.



Etapa 5: selecione as funções de cálculo
  1. Na página Criar relatório , clique na guia Colunas para total .
  2. Na seção Colunas para Total , selecione as funções de cálculo necessárias ( Soma, Média, Valor Mais Baixo, Maior Valor ).



Etapa 6: Especifique filtros de classificação avançados
  1. Na página Criar relatório , clique na guia Critérios .
  2. Na seção Critérios , selecione os critérios adicionais para o relatório.



  3. Depois de concluir a personalização do relatório, siga um destes procedimentos:
    • Clique em Executar para visualizar o relatório.
    • Clique em Salvar .
    • Clique em Cancelar .
Nota:
  • Por padrão, os relatórios são gerados nos últimos 30 dias . Ao criar um período, você pode selecionar datas no calendário ou clicar em um dos intervalos pré-configurados (por exemplo, Hoje, Ontem, Mês atual).
  • Você só pode gerar relatórios por um período máximo de 366 dias (ou seja, um ano).

Etapa 7: Salvar relatório na pasta
  1. Na página Criar relatório , clique em Executar ou Salvar. 
    Observe que você pode executar o relatório somente depois de salvá-lo.
  2. Na caixa de diálogo Salvar relatório , faça o seguinte:
    • Digite o nome do relatório .
    • Digite a descrição do relatório.
    • Selecione a Pasta de Relatórios na qual o relatório deve ser armazenado.
  3. Clique em Salvar .



Criando pastas de relatório
Por padrão, os relatórios são armazenados em categorias diferentes. Você pode criar pastas pessoais ou públicas para armazenar os relatórios usados ​​com freqüência em uma pasta comum para facilitar o acesso.
Para criar pastas de relatórios:
  1. Clique no módulo Relatórios . 
  2. Na   página Visão geral de relatórios , clique na   guia Relatórios no painel esquerdo.
  3. Na página inicial de relatórios , clique em Criar nova pasta de relatório .
  4. Na página Criar Nova Pasta de Relatórios , faça o seguinte: 
    • Digite o nome da pasta .
    • Digite a descrição da pasta .
  5. Selecione Configurações de visibilidade : 
    • Somente eu:  selecione se você deseja ativar o acesso à pasta somente para você.
    • Todos os agentes:  selecione se você deseja ativar o acesso à pasta para todos os agentes.
    • Agentes específicos: selecione os agentes ou funções de usuário que podem acessar a pasta.
  6. Clique em Salvar .

Nota:
  • Todas as pastas de relatório são visíveis publicamente, mas os relatórios dentro da pasta podem ser privados.

Exibindo relatórios
Para acessar os relatórios padrão na guia Relatórios, clique no relatório específico (por exemplo, Lista de endereçamento de contatos dos Relatórios de conta e contato) da pasta Relatórios (por exemplo, Relatórios de tickets, Relatórios de conta e contato e outros).
Para ver o relatório:
  1. Clique no módulo Relatórios . 
  2. Na   página Visão geral de relatórios , clique na   guia Relatórios no painel esquerdo.
  3. Na página inicial de relatórios , clique no grupo de relatórios necessários.
  4. Na lista de relatórios exibidos, clique no link do relatório requerido.
  5. Clique no link Editar para modificar o Nome do Relatório, os detalhes da Pasta e a Descrição de um relatório.
  6. Na página Relatórios , você pode fazer o seguinte:
    • Exportar: use essa opção para exportar e salvar o relatório no formato Excel, CSV ou PDF na sua unidade local.
    • Salvar como: use essa opção para salvar o relatório com um novo nome. Essa opção é útil quando você filtra um conjunto específico de dados e os salva para referência futura.
    • Personalizar: esse recurso é usado para personalizar o relatório em relação aos tipos de relatórios, colunas, agrupamentos, critérios de filtro no relatório etc.
    • Recarregar: use essa opção para atualizar ou atualizar o conteúdo da página.
    • Ocultar detalhes / mostrar detalhes: clique em Ocultar detalhes para ocultar os detalhes do relatório e clique em Mostrar detalhes para ver os detalhes ocultos do relatório.
    • Criar gráfico: esse recurso permite criar gráficos (como diagramas de barras, gráficos de pizza, gráficos de linhas, gráficos de funil) com base nos detalhes do relatório selecionado.
  7. Clique em  Personalizar e faça as alterações necessárias no relatório.
  8. Clique em Salvar .

Nota:
  • No máximo 2000 registros serão listados em uma página. Você pode usar as opções de navegação para visualizar outras páginas. 
  • Você poderá exportar até 2000 registros por página, em cada exportação.

Excluindo relatórios
Periodicamente, você pode excluir alguns dos relatórios desnecessários. Por favor, note que você só pode excluir os relatórios que você criou. 
Para excluir relatórios:
  1. Clique no módulo Relatórios . 
  2. Na   página Visão geral de relatórios , clique na   guia Relatórios no painel esquerdo.
  3. Na página inicial de relatórios , clique no link Del correspondente ao relatório que você deseja excluir. 
    O relatório será apagado instantaneamente.